Czy firmy stacjonarne mogą przenieść swoją działalność do online? A jeśli tak, to w jaki sposób?

apple podcast logogoogle podcast badgespotify podcast badge

Książka

Przejrzeć Anglików. Ukryte zasady angielskiego zachowania - Kate Fox

Linki

Strony www/e-commerce

Kalendarz

System rezerwacji spotkań

Aplikacje do zarządzania projektami

Email marketing

Finanse/faktury

Płatności online

Płatności kartą on the go

Video konferencje

Automatyzacja

Wersja do czytania

Coraz więcej ludzi pracuje z domu. Firmy przenoszą się do współpracy zdalnej. Ale co z mniejszymi biznesami? Co z firmami rodzinnymi, lokalnymi sklepami, które do tej pory opierały swój model biznesowy na relacji człowiek do człowieka, na uśmiechu i uścisku ręki.

Zadajmy sobie podstawowe pytanie - “czy da się przenieść stacjonarny biznes do online”. Jak zwykle standardowa odpowiedź w takich sytuacjach brzmi - to zależy. Dlatego rozbijmy tę odpowiedź na czynniki pierwsze:

  • tak 
  • nie 
  • być może 

Jakie biznesy da się przenieść?

Na pewno sklepy, ponieważ one mogą przerodzić się w sklepy e-commerce. 

Na pewno usługodawcy biurowi mogą przenieść się do domu i świadczyć usługi w ten sposób, np. księgowi, prawnicy, projektanci, ubezpieczyciele.

Kto nie może się na pewno przenieść do świata online? 

Na pewno duże magazyny, czy fabryki ze względu na powierzchnię i maszyny. Mechanik samochodowy też raczej nie przyniesie się do domu, bo potrzebuje swojego warsztatu, żeby naprawić samochód. Drukarnia czy solarium również.

Czyli wszelkie biznesy gdzie wielkie maszyny, czy przestrzeń wchodzą w rachubę, raczej nie mają na to szans. 

A kto być może ma szansę? 

Zastanawiałem się nad tym i przyszło mi do głowy właściwie trzy kategorie:

Restauracje 

Restauracje mogłyby się przenieść do internetu, bo zamiast typowego wynajmu stolików, mogą dowozić jedzenie, oferować catering lub przejść na model subskrypcyjny - czyli dostarczać jedzenie klientom cyklach tygodniowych czy miesięcznych. 

Kawiarnie

Tu jest troszeczkę gorzej, bo ciężko kawę dostarczać do klienta w termosie. Natomiast kawa na wynos zamawiana z aplikacji...? Costa czy Starbucks w tym momencie realizują podobną usługę. 

Usługi beauty

Teoretycznie nadal potrzebna jest forma jakiegoś salonu. Ale fryzjer czy kosmetyczka są w stanie dojechać do klienta do domu i tam przeprowadzić usługę. Nie jest to do końca online, ale w tym modelu nie ma potrzeby salonu. Co wpisuje się w reguły lockdownu, który mówi o zamknięciu lokali usługowych.

Skupmy się na tych biznesach, które da się przenieść do świata online.

Przenosząc się do świata cyfrowego spotykasz się z szeregiem zadań i problemów, ale i korzyści. Podzieliłem je na dwie grupy:

  • offline
  • online

Offline

Jakie masz zadania, tudzież problemy, offline zmieniając model biznesowy ze stacjonarnego na cyfrowy.

Wypowiedzenie najmu 

Zależnie od typu umowy twój lokal jest prawdopodobnie na jakiejś formie najmu. To może być miesięczny lub roczny kontrakt. Więc jeżeli kończy się okres wynajmu, to możesz go wypowiedzieć..

Oszczędność

Daje Ci to oszczędność ze względu na czynsz, prąd, internet. Czyli koszta miesięczne spadają. Na pewno oszczędzasz czas na dojazd do biura czy sklepu. 

Sprzedając meble i wyposażenie generujesz zwrot kosztów.

Ubezpieczenie

Natomiast należy się zastanowić nad kwestią ubezpieczenia. Nie jestem specjalistą w zakresie ubezpieczenia, więc nie traktuj tego co mówię jako poradę.

Natomiast wiem, że na pewno na to musisz zwrócić uwagę. Do wykupienia lub zaktualizowania masz ubezpieczenie domu, czy ubezpieczenie sprzętu. 

A Jeżeli chciałbyś prowadzić biznes cateringowy, czy np. żywieniowy na modelu subskrypcyjnym, to trzeba sprawdzić certyfikat bezpieczeństwa Food Standard. Zakładam, że miałeś ten certyfikat w swojej restauracji, więc przypuszczam, że podobne regulacje będą obowiązywały, gdy będziesz chciał prowadzić biznes biznes z domu. Jeżeli będziesz gotował we własnej kuchni, to ryzyko zatrucia jest tak samo duże, jeśli nawet nie większe.

Media

Natomiast w przypadku przenosin do online musisz anulować umowy biznesowe na internet i telefon (jeżeli oczywiście miałeś internet).  

Warto wtedy rozważyć zwiększenie przepustowości swojego internetu domowego, ponieważ internet domowy zostanie wykorzystywany do znacznie większej ilości celów niż tylko do oglądania Netflix, ale również do pracy zdalnej.

Jeżeli miałeś telefon stacjonarny to możesz przekierować ten numer albo przenieść się zupełnie na telefon komórkowy. Przypuszczam, że taka opcja będzie nawet wygodniejsza. Ale to już jest kwestia dogadania się ze swoim dostawcą internetu i telefonii komórkowej.

Miejsce

Natomiast musisz nadal mieć jakieś miejsce, żeby prowadzić swój biznes. Czyli musisz zorganizować sobie jakąś przestrzeń. 

Może to być zapasowy pokój w twoim domu, lub biurko w twojej sypialni, jeżeli tyle Ci wystarczy. A być może będziesz musiał kupić większy dom, ponieważ w twoim domu nie ma wystarczająco miejsca na to, żeby prowadzić z niego biznes.

Jeżeli masz, możesz wykorzystać garaż, żeby stamtąd realizować swoje przedsiębiorstwo. Lub ostatecznie zbudować dobudówkę do swojego domu. To akurat bardzo popularne rozwiązanie w Wielkiej Brytanii.

Przechowywanie

Jeżeli prowadzisz usługi to możesz mieć mnóstwo dokumentów, chociaż pewnie wiele z nich będzie gdzieś na dyskach zewnętrznych, w chmurze. Natomiast jeżeli prowadzisz sklep, przenosząc się do świata on-line, tworząc e-commerce, będziesz potrzebował miejsca do przechowywania  towaru. 

Możesz to zrobić w domu, lub w garażu, a być może w wynajętym magazynie zewnętrznym i stamtąd będziesz realizował zamówienia.

Online

Żeby prowadzić biznes on-line niezależnie od tego czy to usługi, czy sklep potrzebujesz narzędzi do takiej działalności. Kilka z tych narzędzi prawdopodobnie już masz.

Niektóre z nich możesz mieć za darmo, inne kosztują, ale jeśli obliczysz oszczędności, które generujesz na rezygnacji z wynajmu lokalu, czy opłaty za media, to nagle okaże się, że masz do dyspozycji całkiem niezłą ilość wolnej gotówki, którą możesz spokojnie przeznaczyć na zakup oprogramowania, narzędzi, sprzętu czy nową stronę lub aplikację.

Strona internetowa

Prowadząc biznes musisz mieć stronę internetową, kropka. 

Niezależnie od tego co robisz, może być to albo prosta strona typu wizytówka, albo rozbudowana strona wraz z systemem zarządzania treści, czyli CMS (np. do bloga) lub sklep internetowy. Ale to zależy od twojej branży i tego co robisz.

E-commerce

Jeżeli prowadzisz sklep stacjonarny, to oczywiście potrzebujesz sklep internetowy. Prawdopodobnie już miałeś e-commerce, ale w tym momencie Twój sklep on-line będzie pierwszym miejscem sprzedaży, czyli musi działać bardzo dobrze. 

Prezentacja towaru staje się bardzo istotna dlatego, że nie masz tego pierwszego punktu kontaktu z klientem, gdzie klient przechodził ulicą i mógł spojrzeć na Twoją witrynę i skuszony wyglądem wejść do sklepu.

Teraz ktoś musi do ciebie praktycznie trafić. Musi znaleźć twój adres internetowy, wejść na stronę i wybrać towar patrząc tylko wyłącznie na zdjęcia. 

Czyli musisz zwrócić uwagę na to, żeby: 

  • zdjęcia były świetnej jakości, 
  • opisy były dokładne, 
  • żeby wyjaśnić wszystkie detale danego produktu, który sprzedajesz. 

Wszystko po to, żeby klient mógł dokonać świadomego zakupu.

Strona wizytówkowa

Jeżeli prowadzisz mały biznes usługowy, jesteś księgowym, doradcą finansowym, czy projektantem, to nieduża strona typu wizytówka wtedy prawdopodobnie wystarczy. Opisz i pokaż kim jesteś, co robisz, jakie świadczysz usługi. Gdzie Cię można znaleźć w sieci i jak zamówić twoją usługę. Czyli nie trzeba znowu jakiegoś wielkiego rozbudowanego systemu. Co jest fajne, bo takie witryny są łatwe do zbudowania i można je postawić bardzo szybko.

Natomiast jeżeli prowadzisz działania content marketingowe, np. prowadzisz bloga, kanał na YouTube czy podcast, to wówczas przyda ci się CMS (Content Management System), czyli po polsku - system zarządzania treścią, który pozwoli ci na publikację treści.

Strona to Twoja witryna

Prowadząc biznes stacjonarny prawdopodobnie już miałeś stronę. Ale tak jak powiedziałem przypadku e-commerce, w tym momencie Twoja strona staje się twoją główną wizytówką, bo już nie będziesz miał biura na głównej ulicy w mieście, tylko będziesz prowadził swoją działalność np. z domu czy z garażu.

Dlatego istotne jest, żeby Twoja strona informowała wyraźnie o tym co robisz, w jaki sposób pomagasz i że jesteś firmą online. Dlatego ta strona musi być naprawdę dobrze zaprojektowana, profesjonalna, opowiadająca historię o tobie.

Opowiedz swoją historię na stronie

Zwłaszcza część o tobie będzie tutaj bardzo istotna, bo nie będzie się spotykał z klientami bezpośrednio. W dużej mierze będziesz z nimi rozmawiał przez Zoom, Skype'a czy przez telefon. Czyli znowu, ktoś kto będzie chciał cię wynająć, musi Ci zaufać tylko na podstawie tego, co przeczyta o Tobie w internecie.

Czyli twoja prezencja musi być na najwyższym poziomie.

Zbuduj stronę w Webflow

Wszystkie te strony, czy to komercyjne wizytówki, czy blogi, czy strony e-commerce można zbudować w narzędziu Webflow, którego ja używam do budowania stron internetowych.

Wiem, że mnóstwo polskich biznesów używa WordPress. Ale ja nie nie stosuję i nie lubię go ze względu na to, że jest zbyt zależny od pluginów, dodatków i zbyt narażony na włamanie przez to, że jest systemem tzw. open source czyli wielu deweloperów jednocześnie nad nim pracuje. Czyli jeżeli nie aktualizujesz platformy na bieżąco, platforma staje się bardzo wrażliwa na ataki hakerskie.

Webflow jest zupełnie czymś innym. Jest to narzędzie, które daje absolutną wolność twórczą. Nie ogranicza się do szablonów, tylko pozwala na zbudowanie strony takiej, jakiej klient potrzebuje, jakiej żąda i jakiej chce.

Jesteś w stanie zbudować zarówno sklep e-commerce jak i strony wizytówkowe jak i blogi. Moja obecna strona jest budowana na webflow, jak i ostatnie strony moich klientów.

Bardzo sobie cenię ten ten system. Więcej na temat Webflow i WordPress opowiem w jednym z kolejnych odcinków tego podcastu.

Aplikacja dla firmy

Być może będziesz potrzebował aplikację. 

Być może nie. 

Natomiast nie rzucaj się na ten pomysł od razu. Spotkałem się już z kilkoma osobami, które pytały mnie o sens budowania aplikacji i im akurat odradziłem ten pomysł.

iOS vs android

Przede wszystkim dlatego, że aplikacje są drogie. Budowa aplikacji trwa długo. Mamy dwa systemy operacyjne, więc aplikacja musi działać albo na telefonach Apple'a albo na Androida, albo na obu systemach. Więc tutaj zaczyna się segment rynku.

Aplikacja webowa

Poza tym poza tym, jeżeli potrzebujesz aplikację mobilną, to bardzo prawdopodobne, że będziesz potrzebował aplikacje w formie aplikacji webowej, czyli internetowej, gdzie będziesz mógł korzystać dokładnie z tych samych funkcji w internecie, oraz system zarządzania tymi aplikacjami.

Start-up

Czyli całe to przedsięwzięcie robi się gigantyczne. Jeżeli przejrzysz  aplikacje, które masz w swoim telefonie, to zauważysz, że nie są przypadkowe aplikacje małych firm. To są duże startupy, które kosztowały miliony, żeby dojść do poziomu, w którym są obecnie.

Dlatego, jeśli koniecznie potrzebujesz aplikację, w porządku, możemy porozmawiać. Natomiast zastanów się, czy są jakieś inne opcje. Jak można te aplikacje obejść, żeby osiągnąć to, co potrzebujesz używając narzędzi, które są obecnie dostępne na rynku.

Narzędzia zastępcze

Obecnie jest mnóstwo narzędzi, które pozwalają zbudować fajne działające systemy online w oparciu o bazy danych np. Notion, czy Airtable i one w dużej mierze pozwolą ci wykonać większość zadań, które chcesz, bez inwestowania gigantycznej ilości pieniędzy, czy szukania sponsora do budowania aplikacji.

Ale tak jak powiedziałem, jeżeli uważasz, że faktycznie aplikacja jest konieczna, że ona jest celem celem Twojego biznesu, nie ma problemu możemy na ten temat porozmawiać.

Narzędzie i aplikacje

Prowadząc biznes on będziesz używał różnych narzędzi i aplikacji, które pomogą i ułatwią Ci działalność. Podzieliłem je na kilka kategorii.

Kalendarz

Będziesz potrzebował kalendarza online.

Właściwie dwa kalendarze są najpopularniejsze:

  • Office 365, czyli po prostu Office w chmurze
  • Kalendarz Google

Oba są dobre. Ja używam akurat Google bo lubię narzędzia Googla, ich prostotę. Natomiast nie jestem fanem narzędzi Microsoftu.

Niemniej jednak mnóstwo firm, zwłaszcza korporacji, używa produktów Microsoftu i je sobie chwali. I bardzo dobrze, wybierz ten, który tobie bardziej odpowiada.

Rezerwacja spotkań

Będziesz potrzebował systemu bookowania spotkań.

Niezależnie czy jesteś prawnikiem, księgowym, doradzasz finansowo, czy sprzedajesz ubezpieczenia. System bookowania spotkań jest świetnym sposobem na to, żeby uszeregować i wprowadzić porządek do swoich spotkań.

Sprawdź narzędzia takie jak HubSpot, Calendly lub Appointly.

Wszystkie działają dokładnie na tej samej zasadzie. Aplikacja czyta twoją dostępność, klient wybiera datę kiedy masz wolny termin na spotkanie i rezerwuje spotkanie w kalendarzu.

Następnie spotykacie się za pomocą Skype'a lub Zoom lub telefonicznie. Więc można to zrobić kompletnie zdalnie.

Jeden z moich klientów przenosi się właśnie kompletnie do świata cyfrowego. W ten sposób doradza swoim klientom i uważam, że to jest doskonały ruch.

Narzędzia do zarządzania projektami

Jeżeli prowadzisz działalność on-line i na przykład nasz team, z którym pracujesz zdalnie, nie będziesz mógł patrzeć przez ramię na to co robi. Będziesz potrzebował narzędzia do zarządzania projektami.

Do tego świetnie nadaje się Asana, Monday, Toggl Plan albo Notion. Wszystkie cztery używałem. Dzięki tym aplikacjom możesz delegować zadania pomiędzy  pracowników, monitorować co jest wykonane i na jakim etapie projektu jesteś.

E-mail marketing

Na pewno będziesz potrzebował coraz więcej komunikować się mailowo. W związku z tym, że komunikacja bezpośrednia jest ograniczona, musisz zacząć wysyłać maile i newslettery.

Ja używam Mailerlite, jeden z moich klientów używa Mailchimp, ale jest mnóstwo innych narzędzi na rynku. Wybierz ten, który ci najbardziej odpowiada.

Finanse i faktury

Jeżeli do tej pory wystawiałeś faktury papierowe, to tego nie będziesz mógł już zrobić. Przypuszczam, że w Polsce też są różne aplikacje, ale nie korzystałem z nich więc nie wiem.

Natomiast Wielkiej Brytanii bardzo popularne narzędzie to Xero, Quickbooks albo Wave Apps. Wszystkie są bardzo łatwe w użyciu i wygodne. Pozwalają na błyskawicznie wystawienie faktury, wysłania jej e-mailem i nawet zrealizowanie płatności cyfrowej. To wszystko bardzo ułatwia pracę.

Płatności online

Będziesz potrzebował przyjmować płatności online, więc do tego wykorzystujemy albo PayPal albo Stripe, które obsługują płatności kartami oraz Apple Pay czy Google Pay. Oczywiście mając sklep online te płatności są dostarczane przez twój silnik e-commerce. Webflow także to obsługuje.

Płatności kartą

Jak wspomniałem wcześniej o biznesach, które być może mogą przenieść się do on line. Czyli takie, gdzie nie masz lokalu stricte na głównej ulicy w mieście ale dojeżdżasz i prowadzisz działalność w domu klienta czyli np. fryzjer, czy kosmetyczka czy nawet hydraulik. 

Wówczas fajną rzeczą są płatności kartą kartą kredytową w biegu (on the go). Czyli masz czytnik kart kredytowych w kieszeni. I do takich narzędzi należy Izettle, który niedawno został kupiony przez PayPal oraz SumUp.

Oba działają na bardzo podobnej zasadzie. Otrzymujesz czytnik, który łączy się przez Bluetooth z Twoim telefonem. Tam masz aplikację, wprowadzasz ceny, dotykasz kartą i transakcja została zrealizowana, a pieniądze wpływają na twoje konto. Bardzo fajne bardzo łatwe narzędzie i można kompletnie zrezygnować z obrotu gotówkowego.

Wideokonferencje

Prowadząc działalność online nie możesz się obyć bez narzędzi do wideokonferencji, czyli Skype, Zoom, Uber Conference. Tych narzędzi jest naprawdę mnóstwo w tym momencie. Wybierz ten, który ci najbardziej odpowiada.

Automatyzacja

Natomiast używając wielu narzędzi do prowadzenia swojego biznesu, bardzo fajnie jest realizować automatyzację. Czyli jeżeli jedna aplikacja rozmawia z drugą aplikacją przesyłając dane między sobą.

Przykład, jeżeli masz system do bookowania spotkań od Calendly, możesz go połączyć ze swoim newsletterem np. w Mailchimpie, oraz ze swoim CRM. Czyli jeżeli ktoś wpisuje swojego maila z informacją, że chciałby się z tobą spotkać, ten mail od razu jest zapisywany w bazie danych Mailchimpa i wysyłany do twojego CRM. Czyli wszystkie informacje są trzymane w osobnych aplikacjach, a jednocześnie są aktualne.

Oczywiście pamiętaj dodając maila do bazy danych przy bookowaniu spotkania, że należy uwzględnić odpowiednie zgody na przetwarzanie danych osobowych i danych kontaktowych, zgodnie z GDPR (RODO).

I taką aplikacja do łączenia wszystkiego nazywa się zapier. Nazwa być może w języku polskim nie jest zbyt imponująca. Zapier jest taką aplikacją, która łączy różne aplikacje i pozwala komunikować się im ze sobą. Bardzo fajne narzędzie, które ułatwia zadania.

Marketing

Bardzo możliwe że prowadziłeś działania marketingowe online prowadząc swój biznes stacjonarny. I bardzo dobrze. 

Niemniej, w tym momencie jest to wyjątkowo ważne. bo nie masz tego kontaktu z klientem bezpośrednio na ulicy. Ścieżka zakupowa twojego klienta będzie nieco inna. Twoja reklama online będzie musiała go wysłać do Twojej oferty online i tracisz możliwość interakcji z przypadkowym klientem np. gdy masz sklep na ulicy.

Teraz musisz znaleźć klienta w sieci przyprowadzić do siebie na stronę. Klient będzie bardziej rozproszony ponieważ podobnych ofert, jak twoja, jest w internecie mnóstwo.

Kiedyś klient szedł główną ulicą i widział Twój sklep I żadnego innego w podobnej branży w okolicy. Dzisiaj wchodzi do Google i znajduje 137 podobnych sklepów do twojego. Więc musisz się lepiej prezentować.

Potrzebujesz prezentacji online, czyli strony internetowej połączonej z  marketingiem, brandingiem i strategią. Wszystko razem powinno być spójne i mówić jednym językiem. Tak jak wspominałem w poprzednim odcinku, to jest bardzo istotne w tym momencie.

Musi zadbać żeby wysłać newsletter, musisz zadbać o swoje social media. Być może zechcesz nagrywać podcast, lub otworzysz kanał na YouTubie gdzie będziesz recenzował swoje produkty ze sklepu, lub wyjaśniał w jaki sposób pomagają. Na pewno budowanie pozycji eksperta pomoże. I do tego te wszystkie narzędzia się na pewno przydadzą.

Podsumowanie

Biznes online na pewno będzie bardziej wielkim przedsięwzięciem. Będzie wielką przygodą dla ciebie. Więc z narzędziami, które wymieniłem, będzie ci na pewno prościej.

Świat się zmienia na naszych oczach. Jedynym sposobem, żeby przetrwać, to dostosować się. Firmy przenoszą się do świata cyfrowego, bo klienci już tam są. To może wydawać się przerażające, przytłaczające, ale wbrew pozorom online ma więcej plusów niż minusów. 

Zwłaszcza, że w Wielkiej Brytanii ten proces jest bardzo prosty. W większości przypadków nie trzeba się specjalnie przerejestrować, nie potrzebujesz żadnych dodatkowych zezwoleń czy licencji. Jedynie przeanalizuj kwestię ubezpieczenia domu.

Co do kwestii rozliczania się i kosztów firmy - nie jestem księgowym więc nie mogę ci nic poradzić. Jedyne co wiem, to w UK ta kwestia jest prosta. Jeśli coś wydajesz na firmę, możesz to odliczyć od kosztów prowadzenia firmy, łącznie z kredytem, energią, rachunkiem za internet w określonym procencie. Ale dla pewności, poradź się swojego księgowego.

Niemniej jednak, przeniesienie się do online nie będzie aż tak skomplikowane, a przynajmniej w niektórych sektorach, zwłaszcza usługi, czy sklepy

Ok, to tyle na teraz. Jeśli uważasz, że coś pominąłem w tej liście, lub masz dodatkowe pytania, napisz na social mediach lub bezpośrednio na maila.

Mam nadzieję, że ta lista pomoże Ci przenieść swój biznes stacjonarny do świata online i tam będziesz również święcił triumfy. Czego życzę ci z całego serca.